"One cannot not communicate."

Sie kommunizieren auch gern per e-Mail? Sie finden das Medium schnell, zeitgemäß und bequem? Sie wollen auf diese Weise viele Empfänger in kurzer Zeit ansprechen? Nun, auch das ist machbar. Eine e-Mail, die 1.000 Empfänger erreichen soll, unterscheidet sich jedoch grundlegend von einer, die an einen einzelnen Adressaten gerichtet ist. Und das macht die Sache spannend:

1. Herkömmliche e-Mail- und CRM-Systeme sind in aller Regel ungeeignet, um Massen-Mails zu versenden. Ersteren fehlen Werkzeuge zur Personalisierung der Mails, Zweiteren oft die Kompatibilität und Flexibilität. Eine geeignete Software muß also her.

2. Eine Massen-Mail muß - obwohl sie von den Empfängern ausdrücklich angefordert wurde, Sie wollen doch nicht als Spammer verschriene werden - den Spamfilter beim Empfänger überwinden, also am besten gar nicht als Massen-Mail erkennbar sein.

3. e-Mail ist ein schnelles Medium. Leider führt es oft dazu, daß der Bearbeitung und dem Lektorat des Textes deutlich weniger Beachtung zukommt als bei Informationen, die auf Papier gedruckt und auf dem Postwege verbreitet werden. Eine gut gestaltete, informative e-Mail wird aber in der Regel genauso aufmerksam gelesen.

4. Anzeige und Ausdruck von gestalteten e-Mails sind dieselben Regeln unterworfen wie Anzeige und Ausdruck von Webseiten: Jedes Programm zeigt sie ein wenig anders an - beim Ausdrucken sind die Unterschiede noch drastischer. Gestaltete e-Mails sollten also vor dem Versand auf Kompatibilität getestet werden.

5. Zu einer Informations-e-Mail gehören immer einige "Begleitprodukte": Formulare zur Abmedlung oder Änderung der e-Mail-Adresse, dedizierte Browser-Anzeige für Nur-Text-Programme oder Webmailer, mehrsprachige Oberflächen etc. All das muß entwickelt, online gestellt und getestet werden. Und eventuelle Ab- oder Ummeldungen müssen schnell in die Datenbank einfließen.

6. Last but not least - trotz gut gepflegter Datenbanken werden bei jedem Aussand einige Mails nicht ankommen. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein, alle müssen aber nachverfolgt werden, denn der erfolg Ihrer Kommunikation hängt auch davon ab, ob sie den Rezipienten überhaupt erreicht!

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